Przejdź do treści

Dokumenty zakupowe

Nowość w 3.0.0

Od wersji 3.0.0 faktury przychodzące z KSeF są zapisywane jako Faktury zakupowe (Supplier Bills) i Korekty zakupowe (Bill Credits) z Sales Pack, a nie jako Wydatki. Dzięki temu masz od razu płatności, rozliczenia i salda dostawców. Jeśli wcześniej korzystałeś z Wydatków, zobacz instrukcję migracji.

Jak zapisywane są dokumenty przychodzące

Każdy dokument pobrany z KSeF jest automatycznie przydzielany:

Dokument w KSeF Rekord w EspoCRM
Faktura (VAT, zaliczkowa, rozliczeniowa, uproszczona) Faktura zakupowa
Korekta zmniejszająca (zwrot, rabat) Korekta zakupowa
Korekta zwiększająca Faktura zakupowa
Korekta zerowa (np. zmiana adresu) Korekta zakupowa na 0 zł

Korekta zakupowa jest powiązana z korygowaną fakturą (pole Faktura korygowana), jeśli ta faktura jest już w EspoCRM. Wszystkie korekty danej faktury widać w panelu Korekty zakupowe na fakturze.

Każdy dokument otrzymuje:

  • pozycje z kodami VAT i podatkiem wyliczonym przez Sales Pack,
  • dostawcę (zobacz Dostawcy),
  • oryginalny plik XML, numer KSeF i publiczny link do faktury w KSeF,
  • rachunki bankowe dostawcy i kod QR do płatności,
  • status Wersja robocza – sprawdź dokument i zmień status na Zatwierdzona, gdy go zaakceptujesz.

Konfiguracja

Otwórz profil KSeF i przejdź do zakładki Przychodzące:

  • Pobieraj faktury przychodzące – włącza automatyczne pobieranie dla tego profilu.
  • Pobieraj faktury od dnia – najwcześniejsza data używana przy pierwszym pobraniu.
  • Twórz konta dla nowych dostawców – gdy dostawca nie zostanie znaleziony, razem z Dostawcą tworzone jest Konto. Gdy wyłączone, tworzony jest tylko Dostawca.
  • Opiekun faktur przychodzących i Domyślny zespół – przypisywane do każdego zaimportowanego dokumentu.
  • Powiadamiaj o nowych fakturach – opiekun dostaje po każdym pobraniu jedno powiadomienie z liczbą nowych dokumentów.
  • Pobrano do – tylko do odczytu. Pokazuje, do kiedy faktury zostały pobrane.

Jak działa pobieranie

Od wersji 3.0.0 pobieranie jest przyrostowe. Każde uruchomienie zaczyna od momentu, w którym skończyło poprzednie, według daty przyjęcia faktury w KSeF (a nie daty wystawienia). Dzięki temu:

  • faktury wystawione wcześniej, a wysłane do KSeF później (np. w trybie offline), nie są pomijane,
  • pominięte lub nieudane uruchomienie crona nie tworzy luk,
  • jedna błędna faktura nie blokuje pozostałych. Jest pomijana, zapisywana w logu, a opiekun dostaje powiadomienie z numerem KSeF i przyczyną.

Aby pobrać faktury ręcznie, otwórz Faktury zakupowe i kliknij Pobierz faktury z KSeF. Zakres dat w tym oknie dotyczy daty przyjęcia faktury w KSeF. Aby pobrać pojedynczy dokument, użyj Pobierz fakturę z KSeF i wpisz jej numer KSeF.

Uwaga!

Nie pobieraj ręcznie zbyt często, ponieważ możesz osiągnąć limity KSeF i zostać tymczasowo zablokowany.

Dostawcy

Dostawcy są dopasowywani po NIP:

  1. Używany jest istniejący Dostawca z tym samym NIP.
  2. W przeciwnym razie wyszukiwane jest Konto z tym samym NIP i używany (lub tworzony) jest jego Dostawca.
  3. W przeciwnym razie tworzony jest nowy Dostawca – razem z Kontem, jeśli włączono Twórz konta dla nowych dostawców.

Ochrona przed duplikatami

Nie można zapisać faktury (ani korekty) zakupowej, jeśli inny dokument od tego samego dostawcy ma ten sam numer. Porównanie ignoruje spacje i wielkość liter, więc FV 1/2026 i fv1/2026 są traktowane jako ten sam numer. Dokumenty anulowane są pomijane.

Jeśli wprowadzisz fakturę ręcznie, a później przyjdzie ona z KSeF, duplikat nie powstanie. Integracja dopisze numer KSeF, plik XML i rachunki bankowe do istniejącego rekordu.

Płatności i rozliczenia

Faktury zakupowe opłacasz płatnością wychodzącą rozliczoną z fakturą. Gdy rozliczenia pokryją całą kwotę, status zmienia się automatycznie:

Dokument Rozliczony w całości Usunięte rozliczenie
Faktura, faktura zakupowa Opłacona powrót do Zatwierdzona
Faktura korygująca, korekta zakupowa Rozliczona powrót do Zatwierdzona

Automatycznie zmieniane są tylko dokumenty w statusie Zatwierdzona. Wersje robocze i dokumenty anulowane pozostają bez zmian.

Korektę zakupową rozliczasz na jeden z dwóch sposobów:

  • faktura nie jest jeszcze opłacona – rozlicz korektę z fakturą zakupową, a potem zapłać pozostałą kwotę,
  • faktura była już opłacona – zarejestruj zwrot od dostawcy jako płatność przychodzącą i rozlicz ją z korektą.

Kategorie kosztów

Faktury zakupowe mają pole Kategoria kosztu: Faktura, Paragon, Podatek, ZUS, Inne. Używaj go dla dokumentów, które nie są fakturami, np. składek ZUS lub płatności podatków:

  1. Utwórz dostawcę, np. „Zakład Ubezpieczeń Społecznych” albo „Urząd Skarbowy”.
  2. Utwórz fakturę zakupową z numerem deklaracji jako numerem dokumentu dostawcy (np. DRA 10/2026).
  3. Użyj kodu podatkowego Poza VAT, aby dokument nie wpływał na raporty VAT.
  4. Opłać go jak każdą inną fakturę.

Faktury pro forma

Pro forma nie jest fakturą i nie trafia do KSeF, dlatego nie należy wprowadzać jej jako faktury zakupowej:

  • otrzymana pro forma – utwórz Zamówienie zakupu i załącz PDF pro formy. Zarejestruj płatność do dostawcy bez rozliczenia, a rozlicz ją, gdy z KSeF przyjdzie właściwa faktura.
  • wystawiona pro forma – użyj Oferty lub Zamówienia sprzedaży z szablonem PDF „Faktura pro forma”. Po otrzymaniu wpłaty wystaw fakturę zaliczkową lub końcową i rozlicz z nią płatność.

Powiązane artykuły